Paikallismuseoiden työkalupakki

Tähän paikallismuseoiden työkalupakkiin on koottu erityisesti maksuttomia toimintamalleja ja yksinkertaisesti toteutettavia ratkaisuehdotuksia. Aineisto pyrkii täydentämään muualta verkosta löytyvää neuvontamateriaalia. Museokirjoituksia -sivulla on myös paljon käytännön vinkkejä ja neuvoja sekä tietoa hankkeen aikana kokeilluista menettelyistä.  Voit vapaasti hyödyntää ja soveltaa pakin työvälineitä oman museosi tarpeisiin.

Aineisto on koottu erityisesti Ylä-Savon alueen museoiden tueksi. Paikallismuseoiden kehittämishankkeiden aikana tehty valmistelu ja suunnitelmat mm. kokoelmiin ja museopedagogiikkaan liittyen löytyvät luvuista Museo historian tallentajana ja Museo oppimisympäristönä.

Museoiden ylläpitäjinä toimivat yhdistykset ja säätiöt tarvitsevat tukea toimintaansa ja museon kehittämiseen. Tähän työkalupakkiin on koottu aineistoa joka pyrkii auttamaan toimijoita mm. rahoituksen hankkimisessa, henkilöstöhallinnossa, tiedottamisessa ja tapahtumien järjestämisessä. Tämä aineisto löytyy luvusta Museo organisaationa.

Museo historian tallentajina

Tallennusvastuualueiden jakaminen teemoittain sekä yläsavolaisten paikallismuseoiden kesken että maakuntamuseon suuntaan on perusedellytys suunnitelmalliselle tallennustyölle ja nykyaikaan asti ulottuvalle historianäkemykselle. Ylä-Savon paikallismuseoiden kokoelmista tehtiin kokoelmapoliittinen ohjelma hankkeen 1. vaiheen aikana: Ylä-Savon paikallismuseoiden kokoelmapoliittinen ohjelma

Hankkeen 3. vaiheen aikana valmisteltiin
Toimintasuunnitelmassa etsitään ratkaisuja museokokoelmien lisäksi julkisten taidekokoelmien, kotiseutuarkistojen ja aineettoman kulttuuriperinteen tallennuksen teemoihin. Pienillä paikkakunnilla nämä kaikki ovat yleensä saman tahon vastuulla.

Kokoelmapoistot ovat monessa museossa problemaattisia. Tuore julkaisu aiheesta:
http://www.museoliitto.fi/doc/verkkojulkaisut/Kokoelmapoistojen_hyvat_kaytannot.pdf
Museoiden luettelointiohje:
http://www.luettelointiohje.fi/ 
Aineeton kulttuuriperintö:
http://www.aineetonkulttuuriperinto.fi/fi/index

Museo oppimisympäristönä

Ylä-Savon paikallismuseoiden museopedagogisesta toiminnasta tehtiin selvitys hankkeen 2. vaiheen aikana: Ylä-Savon paikallismuseoiden museopedagoginen toiminta

Tätä selvitystä täydennettiin hankkeen 3. vaiheen aikana museopedagogisella toimintasuunnitelmalla. Ylä-Savon museopedagoginen toimintasuunnitelma 2016-2020

Kuopion museo ylläpitää Pulkka - Pohjois-Savon muisti –sivustoa verkossa. Sivulle pyritään kokoamaan mahdollisimman kattavasti mm. alueen museoiden ja esim. kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden kohteiden tietoja yleisön käyttöön. Ylä-Savon paikallismuseoiden verkkomateriaalit löytyvät täältä:

Ylä-Savon paikallismuseot voivat olla projektien, oppimisen ja tutkimuksen aiheita myös edistyneemmille opiskelijoille ja tutkijoille. Keräsimme kesällä 2013 ja 2015 museoiden työntekijöiltä ehdotuksia tutkimus- ja projektiaiheiksi. Vuonna 2013 kerätyt aiheet löytyvät tältä:

Vuonna 2015 kerätyt aiheet ovat listattuna hankkeen Museokirjoituksia-sivulla (12.11.2015).
Tutkimus- ja projektiaiheita voi mielellään ehdottaa museoille myös itse. Kuntien museoiden osalta kannattaa ottaa yhteyttä sähköpostitse museon toiminnasta vastaavaan työntekijään. 

Museo organisaationa

Museon hallinto

Hyvin hoidettu hallinto muodostaa kivijalan jolle museon toimintoja on hyvä rakentaa. Alla ohjeita ja ehdotuksia:
Tarkan, ajantasaisen lakitiedon sivusto on 
http://www.finlex.fi/fi/ 
Yleistietoa kulttuurialan laeista ja käytännöistä saa kootusti mm. täältä:
https://kupolahumak.wordpress.com/talous/julkinen-2/
Säätiöiden hyvä hallinto (sovellettavissa pääosin myös yhdistysmuotoisiin museoihin)
Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan ohjeita
Säätiölaki muuttui 1.12.2015
Patentti- ja rekisterihallituksen tiedote säätiölain muutoksesta

Museon on syytä tietää minne se on menossa. Ehdotus strategiaprosessiksi:
https://docs.google.com/document/d/1n7v9ivmL405IIqBcsZK1SCvQlcn49bhAIPJxezDyJNE/pub
Oman museon strategiaa valmistellessa sitä voi peilata 2015 valmistuneeseen Ylä-Savon yhteiseen kulttuuristrategiaan:https://drive.google.com/file/d/0B_ntcIAkxOGgM1J1Mk1FbTZNeEd6ZUYwcXRjMWRtUDZLXzdV/view?pref=2&pli=1

Neuvoja yhdistyksen oman toiminnan kehittämiseen esim. täältä:

Museon rahoitus

Museon perustoimintaan, tutkimukseen, työllistämiseen ja erilaisiin projekteihin on tarjolla monenlaisia rahoitusmahdollisuuksia. Näiden seuraamiseen kannattaa valita yhdistyksestä vastuuhenkilö tai työpari ja tarkastella rahoitusmahdollisuuksia yhdistyksen toiminnan suunnitteluvaiheessa.

Esimerkiksi syyskokouksessa seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaa tehtäessä on syytä käydä läpi myös suunniteltuun toimintaan haettava rahoitus. Rahoituksen hakeminen on pitkäjänteinen prosessi. Hakemuksen lähettämisestä rahoituspäätöksen saamiseen voi mennä puolisen vuotta. Ole siis ajoissa hereillä.

Kokoa yhdistyksellesi sekä sähköiseen muotoon että mappiin useimmiten tarvittava hakemusaineisto: useimmin tarvittavat liitteet, yhdistyksen toiminnan esittely, talouden ja toiminnan tiedot. Kun ne ovat helposti löydettävissä asiallinen hakemus on mahdollista tehdä kiireiselläkin aikataululla. Kokoa myös kaikki lähetetyt hakemukset tietopankiksi tulevia hakemuksia varten sekä paperina että sähköisessä muodossa. Älä lannistu jos ensimmäisellä tai toisellakaan kerralla ei tärppää. Rahoituksen hakeminen on työtehtävä jossa kehittyy paremmaksi kokemuksen kautta. Pitkälle pääsee jo sillä että lukee aina rahoittajan antamat ohjeet tarkoin ja toimii niiden mukaan.

Uusi rahoituksen keräämisen tapa esimerkiksi kulttuuriprojekteihin on yhteisörahoitus. Siitä lisätietoja esim. täältä: Mesenaatti 

Kuntien kulttuuriavustukset ovat mittakaavaltaan pieniä muiden rahoituslähteiden mahdollisuuksiin verrattuna. Tietoa oman kunnan kulttuuriavustuksista löytyy yleensä kunnan kulttuuritoimen sivuilta. Hakuajoista tiedotetaan yleensä paikallisessa lehdessä kunnan omien sivujen lisäksi. Kannattaa seurata oman alan ja toiminnan kannalta kiinnostavia rahoituksia. Erityisen hyvin tehty vinkkausviesti pohjoissavolaisille kulttuurin tekijöille on osoitteessa http://www.luovasavo.info/ 

Alla joitakin esimerkkejä rahoituslähteistä: 

Museo työn yhteisönä

Paikallismuseot toimivat yleensä vapaaehtoisvoimin ja ajoittain työnantajina esim. kesätyöntekijöille. Museon on syytä tiedostaa vastuunsa sekä talkoolaisten että palkatun henkilökunnan turvallisuudesta ja työympäristöstä. Museon hallinnoijan on hyvä pohtia mitä palveluja se toteuttaa itse, mitä talkoilla, kumppanien kanssa, ostaa ja mihin palkkaa työntekijöitä. Alla on ehdotettu kolmea lähestymistapaa museon pohdittavaksi:     

1. Työnantajana toimiminen.

Edellyttää asianmukaisia menettelytapoja henkilöstöhallintoon ja esimiestyöhön. Alla ehdotuksia ja oppimateriaaleja tutustuttavaksi: 

2. Asiakkaana toimiminen.

Mahdollistaa työn teettämistä asiakkaana, ei työnantajaroolissa. Ehdotuksia harkittavaksi:

3. Kumppanina toimiminen

Muodostetaan sopimuspohjainen tavoitteellinen yhteistyöverkosto. Museon kumppanuusverkosto, ehdotus malliksi: Asiakkuudet, kumppanuudet, verkosto 

Museo työn yhteisönä verkossa

Museon eri toimijat, yhteistyökumppanit ja mahdolliset työntekijät saattavat sijaita kaukana toisistaan tai osallistua yhteistyöhön vain rajatun ajan. Yhteiseen työskentelyyn ja viestintään on mahdollista käyttää maksuttomia verkkoratkaisuja. Myös yhdistyksen hallituksen työskentelyn tehostamiseen tällainen alusta voi olla avuksi. Kannattaa valita museon toimijoille jo valmiiksi tuttu ja helppokäyttöinen menettely ja jakaa ylläpitovastuu muutaman henkilön kesken. Joitakin esimerkkejä maksuttomaksi verkkotyöyhteisöksi:
1) Sähköpostilista, jolla välitetään tietoa museon toiminnasta ja keskustellaan.

2) Facebook -ryhmä johon verkoston jäsenet kutsutaan. Määräaikaiset työntekijät osallistuvat omalla osaamisellaan museon kehittämiseen työsuhteen aikana ja heidän työnsä dokumentoidaan sinne. Aineistoihin tallennetaan museon yhteisiä tiedostoja esim. perehdyttämisaineistot, kehittämistehtävät, yhteiset oppaat ja sopimukset.

3) Museon yhteinen esim. gmail -tili koko työryhmän käytössä, aineistot säilytetään tilin tallennustilassa.


Museo verkossa asiakkaille

Sähköposti / Sähköinen arkisto 

Museolla on hyvä olla osoite esim. muodossa museonnimi@gmail.com (gmail tai jokin muu laadukas, ilmainen sähköpostipalvelu). Osoitteella voi yhdistyksessä olla käyttöoikeus esim. koko hallituksella tai muutamalla vastuuhenkilöllä. On tärkeää ettei työ ja esim. käyttäjätunnukset jää vain yhden henkilön vastuulle. Yleisosoitteella vältetään yksityishenkilöiden yhteystietojen käyttö museon julkisina osoitteina. Esimerkkipalvelun sähköpostilaatikossa on runsaasti tallennustilaa, jolloin osoite toimii helposti yhdistyksen yhteisenä työarkistona asiakirjojen, viestinnän ja esim. valokuvien suhteen.

Maksuttomat verkkosivut

Verkkosivujen sijaan museolla voi esimerkiksi olla julkinen Facebook –sivu. Maksuttomia verkkosivuja voi tehdä myös esimerkiksi WordPress.com -palvelulla. Nämä hankkeen verkkosivut, kyselyt ja lomakkeet on toteutettu gmail -tilin kautta toimivilla maksuttomilla palvelulla.

Tiedot ajan tasalle rekistereihin 

Yhdistystieto Tällä sivustolla yhdistysmuotoinen museo voi tiedottaa toiminnastaan ja  ohjata toiminnasta kiinnostuneet ottamaan yhteyttä. Rekisteristä voi nähdä myös yhdistyksen perustiedot. Monien kuntien sivuilla on hakemisto kunnan alueella toimivista yhdistyksistä juuri tämän rekisterin kautta.

Perustarkistus 

Aika ajoin on hyvä kirjoittaa museon nimi hakukoneeseen ja katsoa miten ajantasaisia tuloksia haku antaa. Ovatko tapahtumien ja yhteyshenkilöiden tiedot ajan tasalla ja löytääkö toiminnastanne kiinnostunut museonne netistä? Jollei, edellä ehdotetut maksuttomat mallit voivat olla hyvä askel eteenpäin. 

Museo kiinteistönsä hallinnoijana

Kiinteistön omistajalla ja siellä tapahtuvan toiminnan järjestäjällä on laajat vastuut turvallisuudesta. Riskeihin museon hallinnoijan on syytä varautua vakuutusten avulla ja hyviä yhteisiä menettelytapoja noudattamalla. Henkilöiden ja rakennusten turvallisuuden lisäksi museolla on syytä olla suunnitelma kokoelmien turvallisuuteen liittyen.


Museon turvallisuus ja esteettömyys korostuvat varsinkin tapahtumia järjestettäessä. Jos järjestät tapahtumaa, ole tietoinen vastuistasi ja lupakäytännöistä:
Eventti, suunnittelun tueksi (erityisesti Ei sattuman varassa –opas)

Esteettömyys museossa, tarkistuslista Kulttuuria kaikille -sivuilta
museoiden esteettomyys tarkistuslista.pdf

Jos museossa järjestää tapahtumia joku muu kuin kiinteistön omistaja, on yhteistyökumppanin kanssa hyvä sopia etukäteen kirjallisesti museokohteen tapahtumakäytöstä. Tässä kaksi mallia vapaasti sovellettavaksi:
Museon käyttösäännöt

Kiinteistöjen korjausavustukset

Museot sijaitsevat usein kulttuurihistoriallisesti arvokkaassa kiinteistössä. Näiden korjaamiseen myönnettävät avustukset ovat yleensä vain rakennuksen omistajan haettavissa, mutta myös erittäin pitkät vuokrasopimukset voidaan hyväksyä.
 Korjaustoimenpiteiden ja hakemusten vaiheistaminen on olennaista, avustukset ovat melko pieniä. Suunnittele hakemukset niin, että joka vuosi haetaan johdonmukaisesti avustusta osaan korjaustoimenpiteitä. Perehdy kunkin rahoittajan tukilinjauksiin ja myönnettyjen avustusten mittakaavaan ja hae linjan mukaisesti. 

Ensimmäisen avustushakemuksen sisällössä kannattaa mainita suunniteltuna toimenpiteenä (esim. rakennuskonservaattorin tekemä) kuntotarkastus ja korjaussuunnitelma. Isommissa muutostöissä mm. rakennuslupien edellyttämä arkkitehtisuunnittelu kannattaa budjetoida mukaan. Kaikissa hakemuksissa kannattaa huomioida se, että korjaustöiden edetessä saattaa ilmetä tarpeita joita avustuksen hakuaikana ei ollut vielä tiedossa ja joihin täytyy reagoida heti. Pyri huomioimaan tämä hakemuksen tekstissä ja talousarviossa.

Kiinteistön omistajalla on mahdollisuus tehdä verovähennyksiä asuin- tai liikekäyttöön vuokraamansa tilan korjaus- ja huoltotoimenpiteistä. Lisätietoa löytyy verohallinnon sivuilta: Vuokratulosta saa vähentää kulut

Rahoituslähteitä:
Suomen Kotiseutuliitto Seurantalojen korjausavustus Hakuaika syyskuu. 
Museovirasto Rakennusten entistämisavustus Hakuaika lokakuu. 
ELY –keskus Avustushakemus rakennusperinnön hoitoon Hakuaika marraskuu.  


Museo tiedottaa

Museon tapahtumista ja uutisista kannattaa tehdä tiivis tiedote joka lähetetään ainakin paikallisille medioille sähköpostitse. Tiedota mahdollisimman hyvissä ajoin erityisesti menovinkki- ja tapahtumakalenterityyppisille palstoille. Tämä auttaa myös muita toimijoita välttämään päällekkäisyyttä omia tapahtumia järjestäessään. Ylä-Savon alueella kannattaa hyödyntää aktiivisesti mahdollisuuksia oman jutun tai blogin kirjoittamiseen verkkolehdessä. Muista myös tiedotuksessasi radiokanavat, erityisesti paikallisradiot. Ohjeita tiedottamiseen löydät esimerkiksi täältä:
 Tapahtumatoimisto  

Tilaisuuksista ja tapahtumista voi yläsavolaiselle yleisölle ilmoitella maksuttomasti ainakin seuraavien kanavien kautta:

Iisalmen Sanomat (HUOM: Osallistu-palstan antamat mahdollisuudet)